Ketika anggota keluarga meninggal dunia, data kependudukannya tidak otomatis hilang dari Kartu Keluarga (KK) hanya karena peristiwa kematian telah terjadi.
Kematian perlu dicatat dalam administrasi kependudukan. Setelah itu, susunan keluarga pada KK dapat diperbarui agar sesuai dengan kondisi terbaru.
1. Mengapa Nama Orang yang Meninggal Masih Ada di KK?
KK merupakan dokumen administrasi kependudukan yang datanya berubah berdasarkan peristiwa yang dilaporkan dan dicatat.
Karena itu, apabila kematian belum dicatat atau pembaruan KK belum diproses, nama anggota keluarga yang telah meninggal masih dapat tercantum pada dokumen lama.
Keluarga perlu melaporkan peristiwa kematian melalui Dukcapil agar data kependudukan dapat diperbarui.
2. Catat Kematian Terlebih Dahulu
Kematian merupakan salah satu Peristiwa Penting dalam administrasi kependudukan.
Untuk pencatatan kematian WNI di Indonesia, dokumen yang digunakan antara lain surat kematian dari pihak yang berwenang serta KK atau KTP-el penduduk yang meninggal sesuai kondisi pencatatan.
Setelah data kematian tercatat, Dukcapil menerbitkan kutipan akta kematian sesuai ketentuan.
3. Apa Syarat Pencatatan Kematian?
Secara umum, dokumen yang dapat digunakan untuk pencatatan kematian meliputi:
Surat kematian dari dokter, kepala desa/lurah, atau pihak yang berwenang sesuai kondisi kematian.
Fotokopi KK atau KTP-el orang yang meninggal.
Formulir pelaporan pencatatan sipil F-2.01.
Untuk keadaan tertentu, dasar pencatatan dapat berupa surat keterangan kepolisian, penetapan pengadilan, surat dari maskapai penerbangan, atau surat keterangan dari Perwakilan Republik Indonesia sesuai penyebab dan tempat terjadinya kematian.
4. Bagaimana Memperbarui KK Setelah Ada Anggota Keluarga Meninggal?
Setelah peristiwa kematian tercatat, KK perlu disesuaikan karena susunan anggota keluarga telah berubah.
Untuk penerbitan KK karena perubahan data, secara umum pemohon:
Mengisi formulir F-1.02.
Menyerahkan KK lama.
Mengisi formulir perubahan elemen data F-1.06 apabila diperlukan.
Melampirkan bukti Peristiwa Penting yang menjadi dasar perubahan data.
Petugas Dukcapil kemudian melakukan verifikasi dan menerbitkan KK yang telah diperbarui.
5. Apakah Nama Orang yang Meninggal Benar-Benar Dihapus?
Dalam bahasa sehari-hari masyarakat sering menyebut proses ini sebagai menghapus nama dari KK.
Secara administrasi, prosesnya adalah pembaruan data penduduk berdasarkan peristiwa kematian yang telah dicatat.
Dengan demikian, riwayat kependudukan orang yang meninggal tidak sekadar dihapus tanpa dasar. Status datanya diperbarui berdasarkan pencatatan kematian, sedangkan KK keluarga diterbitkan kembali dengan susunan anggota yang masih tercatat.
6. Bagaimana Jika yang Meninggal Bukan Kepala Keluarga?
Jika yang meninggal merupakan anggota keluarga biasa dan kepala keluarga masih ada, KK dapat diperbarui dengan mengeluarkan anggota yang telah meninggal dari susunan keluarga berdasarkan pencatatan kematiannya.
Kepala keluarga tidak perlu diganti hanya karena salah satu anggota keluarga meninggal.
Setelah KK baru terbit, anggota keluarga yang masih ada tetap tercatat sesuai hubungan dalam keluarga masing-masing.
7. Bagaimana Jika yang Meninggal Kepala Keluarga?
Jika orang yang meninggal merupakan kepala keluarga, diperlukan penyesuaian tambahan karena KK harus memiliki kepala keluarga.
Dalam kondisi tersebut, Dukcapil dapat menerbitkan KK baru dengan kepala keluarga yang telah disesuaikan berdasarkan anggota keluarga yang masih ada dan memenuhi ketentuan.
Apabila seluruh anggota keluarga masih berusia di bawah 17 tahun, penyelesaiannya memerlukan anggota keluarga dewasa atau mekanisme pengasuhan/wali sesuai keadaan keluarga.
8. Siapa yang Bisa Melaporkan Kematian?
Pelaporan kematian tidak hanya dapat dilakukan oleh anak atau ahli waris.
Standar pelayanan Dukcapil juga memungkinkan keluarga lainnya, termasuk ketua RT, melaporkan peristiwa kematian sesuai ketentuan.
Hal ini penting terutama apabila orang yang meninggal tidak memiliki anak atau keluarga inti yang dapat mengurus sendiri administrasinya.
9. Periksa KK Baru Setelah Diterbitkan
Setelah menerima KK yang telah diperbarui, keluarga sebaiknya memeriksa kembali seluruh data.
Perhatikan:
Nama anggota keluarga.
NIK.
Nama kepala keluarga.
Hubungan dalam keluarga.
Status perkawinan.
Alamat.
Jumlah anggota keluarga.
Jika terdapat data yang tidak sesuai, segera minta pembetulan melalui pelayanan Dukcapil.
10. Pengurusan Dokumen Kependudukan Tidak Dipungut Biaya
Pengurusan dan penerbitan dokumen kependudukan melalui pelayanan resmi pada prinsipnya gratis.
Keluarga sebaiknya menggunakan pelayanan resmi Dukcapil dan memeriksa kanal pemerintah daerah untuk mengetahui apakah pengajuan dilakukan secara langsung atau tersedia secara daring.
Dengan pencatatan kematian dan pembaruan KK, susunan keluarga dalam administrasi kependudukan akan kembali sesuai dengan kondisi sebenarnya.