Kartu Keluarga (KK) dan sejumlah akta Pencatatan Sipil yang sekarang diterbitkan Dukcapil memiliki tampilan berbeda dari dokumen lama yang menggunakan kertas khusus.
Dokumen kependudukan tertentu kini dapat dicetak menggunakan kertas HVS putih biasa. Bahkan, jika masyarakat telah menerima dokumen elektronik resmi dari Dukcapil, dokumen tersebut dapat dicetak kembali secara mandiri.
1. KK dan Akta Tidak Lagi Harus Menggunakan Kertas Khusus
Permendagri Nomor 109 Tahun 2019 mengubah penggunaan formulir dan media pencetakan sejumlah dokumen administrasi kependudukan.
Dokumen seperti KK serta sejumlah kutipan akta Pencatatan Sipil dapat dicetak pada:
Kertas HVS warna putih.
Ukuran A4.
Berat 80 gram.
Dengan demikian, warna putih dan bentuk yang terlihat seperti kertas biasa bukan berarti dokumen tersebut tidak resmi.
2. Dokumen Bisa Dicetak Mandiri
Dokumen kependudukan elektronik tertentu dapat dikirimkan kepada penduduk dalam bentuk berkas digital setelah pelayanan selesai.
Berkas resmi tersebut dapat dicetak sendiri menggunakan printer di rumah atau tempat lain yang menyediakan fasilitas pencetakan.
Dukcapil juga mengembangkan mekanisme pencetakan melalui Anjungan Dukcapil Mandiri atau ADM.
Karena itu, masyarakat tidak harus kembali ke kantor Dukcapil hanya untuk mencetak ulang dokumen elektronik yang masih dimiliki.
3. Dokumen Apa yang Dapat Dicetak Mandiri?
Layanan digital Dukcapil memungkinkan sejumlah dokumen administrasi kependudukan dicetak mandiri, antara lain:
Kartu Keluarga.
Akta kelahiran.
Akta kematian.
Akta perkawinan.
Akta perceraian.
Dokumen Pencatatan Sipil tertentu lainnya yang diterbitkan dalam format elektronik.
KTP-el dan Kartu Identitas Anak (KIA) berbeda karena keduanya menggunakan media kartu dan tidak dicetak sendiri menggunakan kertas HVS biasa.
4. Harus Menggunakan Dokumen Elektronik Resmi
Mencetak mandiri bukan berarti masyarakat dapat membuat sendiri format KK atau akta.
Yang dicetak harus merupakan dokumen elektronik resmi yang diterbitkan Dukcapil.
Jangan membuat ulang desain dokumen dengan aplikasi pengolah gambar, mengetik ulang isi KK, mengubah data pada PDF, atau membuat QR Code sendiri.
Perubahan seperti itu dapat menghilangkan keabsahan dokumen dan berpotensi menimbulkan persoalan hukum.
5. Bagaimana dengan Tanda Tangan Pejabat?
Dokumen kependudukan elektronik menggunakan Tanda Tangan Elektronik atau TTE.
Karena itu, dokumen yang diterbitkan secara elektronik tidak harus memiliki tanda tangan basah pejabat maupun cap tinta seperti dokumen administrasi model lama.
Keaslian dokumen tidak ditentukan oleh adanya tinta tanda tangan atau stempel pada kertas, tetapi oleh sistem penerbitan dan autentikasi elektroniknya.
6. Apa Fungsi QR Code pada Dokumen?
Dokumen kependudukan elektronik dilengkapi QR Code yang menjadi bagian dari mekanisme verifikasi dokumen.
QR Code tersebut bukan sekadar gambar dekoratif. Informasi di dalamnya berkaitan dengan sistem verifikasi dokumen kependudukan.
Karena itu, QR Code tidak boleh dihapus, ditutup, diganti, atau dibuat ulang ketika dokumen dicetak.
7. Sejak 2026, Pemindaian QR Code Menggunakan IKD
Ada perubahan penting yang perlu diketahui.
Mulai 1 Januari 2026, tautan pemindaian QR Code melalui layanan SIAK lama tidak lagi digunakan. Sistem resmi Dukcapil saat ini mengarahkan pemindaian QR Code dokumen kependudukan melalui aplikasi Identitas Kependudukan Digital (IKD).
Karena itu, apabila QR Code tidak membuka halaman seperti dahulu saat dipindai menggunakan pemindai QR biasa, kondisi tersebut tidak serta-merta berarti dokumen palsu.
Gunakan mekanisme verifikasi yang saat ini ditetapkan Dukcapil melalui IKD.
8. Apakah Hasil Cetak Hitam Putih Sah?
Dokumen elektronik harus dicetak dari berkas resmi tanpa mengubah isinya.
Untuk memperoleh hasil yang jelas, pencetakan sebaiknya mempertahankan kualitas teks, QR Code, dan seluruh elemen dokumen agar dapat dibaca dengan baik.
Jika hasil cetak terlalu buram, terpotong, atau QR Code tidak terbaca akibat kualitas pencetakan, sebaiknya cetak kembali menggunakan berkas asli.
Yang paling penting adalah isi dokumen tidak dimodifikasi dan berasal dari dokumen resmi Dukcapil.
9. Apakah Dokumen Lama Masih Berlaku?
Masyarakat yang masih memiliki KK atau akta model lama tidak perlu langsung menggantinya hanya karena format dokumen sekarang menggunakan kertas putih.
Dokumen model lama yang diterbitkan secara sah tetap dapat digunakan sepanjang belum terdapat perubahan data atau keadaan lain yang mengharuskan penerbitan dokumen baru.
Karena itu, jangan mengganti dokumen semata-mata karena melihat KK milik orang lain sudah menggunakan format putih terbaru.
10. Apakah Dokumen Bertanda Tangan Elektronik Perlu Dilegalisir?
Dokumen kependudukan yang telah menggunakan Tanda Tangan Elektronik memiliki mekanisme autentikasi elektronik.
Dalam pelayanan administrasi kependudukan, dokumen elektronik bertanda tangan elektronik tidak memerlukan legalisasi hanya untuk membuktikan bahwa tanda tangan pejabat tersebut asli.
Apabila suatu instansi meminta dokumen kependudukan, masyarakat dapat menunjukkan dokumen resmi yang diterbitkan Dukcapil sesuai format yang berlaku.
11. Simpan Berkas PDF Asli dengan Baik
Setelah menerima dokumen elektronik, jangan hanya menyimpan satu hasil cetak.
Simpan berkas digital asli pada tempat yang aman, misalnya penyimpanan perangkat pribadi atau media penyimpanan yang terlindungi.
Hindari mengunggah KK, akta kelahiran, atau dokumen lain ke layanan publik yang tidak diperlukan karena dokumen tersebut memuat banyak data pribadi.
Jika suatu saat hasil cetak rusak, berkas resmi yang masih tersedia dapat digunakan untuk mencetak kembali dokumen tanpa harus membuat desain baru.
12. Jangan Mengedit PDF Dokumen Kependudukan
Berkas elektronik dari Dukcapil harus digunakan sebagaimana diterbitkan.
Jangan:
Mengganti nama atau NIK.
Mengubah alamat.
Mengedit tanggal lahir.
Menghapus atau mengganti QR Code.
Menambahkan tanda tangan sendiri.
Mengubah elemen lain pada dokumen.
Jika terdapat data yang salah, perbaikannya dilakukan melalui Dukcapil, bukan dengan mengedit berkas.
Dengan sistem dokumen elektronik, kertas yang digunakan memang menjadi lebih sederhana. Namun, kesederhanaan medianya tidak mengurangi status dokumen selama berasal dari sistem resmi Dukcapil dan tidak mengalami perubahan isi.