PALU – Akta kelahiran merupakan dokumen pencatatan sipil yang menjadi bukti resmi mengenai peristiwa kelahiran seseorang.
Dokumen ini dibutuhkan dalam berbagai urusan, mulai dari pendidikan, pembuatan dokumen kependudukan, pernikahan, pekerjaan, keimigrasian, hingga pelayanan publik lainnya.
Jika kutipan akta kelahiran hilang atau rusak, pemilik tidak perlu melakukan pencatatan kelahiran dari awal.
Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 mengatur bahwa kutipan akta pencatatan sipil dapat diterbitkan kembali karena rusak, hilang, atau dalam kondisi tertentu berada dalam penguasaan salah satu pihak yang bersengketa.
Berikut hal yang perlu diketahui mengenai akta kelahiran dan penerbitannya kembali.
1. Akta kelahiran merupakan dokumen pencatatan sipil
Akta kelahiran diterbitkan setelah peristiwa kelahiran dicatat dalam administrasi kependudukan.
Pejabat Pencatatan Sipil mencatat kelahiran ke dalam Register Akta Kelahiran kemudian menerbitkan Kutipan Akta Kelahiran.
Dokumen yang biasanya dimiliki masyarakat adalah kutipan tersebut.
2. Akta hilang tidak berarti catatan kelahirannya ikut hilang
Kehilangan lembar akta tidak otomatis menghapus catatan kelahiran seseorang.
Data pencatatan sipil tersimpan dalam administrasi Dukcapil.
Karena itu, kutipan akta dapat diterbitkan kembali sesuai ketentuan.
3. Dasar penerbitan kembali diatur Permendagri Nomor 108 Tahun 2019
Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 mengatur secara khusus penerbitan kembali register dan akta pencatatan sipil.
Peraturan tersebut masih berstatus berlaku.
Ketentuannya tidak hanya mencakup akta kelahiran, tetapi berbagai kutipan akta pencatatan sipil.
4. Kutipan akta yang hilang dapat diterbitkan kembali
Pasal 92 Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 menyatakan kutipan akta pencatatan sipil dapat diterbitkan kembali karena hilang.
Pemohon tidak perlu menciptakan data kelahiran baru.
Dukcapil menggunakan data pencatatan yang telah tersimpan.
5. Akta hilang membutuhkan surat keterangan kehilangan dari kepolisian
Untuk penerbitan kembali kutipan akta yang hilang, pemohon melampirkan surat keterangan hilang dari kepolisian.
Surat tersebut menjadi dasar bahwa kutipan yang sebelumnya dimiliki tidak lagi berada dalam penguasaan pemilik.
6. Buat laporan kehilangan sebelum mengajukan ke Dukcapil
Jika akta benar-benar hilang, langkah awal adalah membuat laporan kehilangan di kepolisian.
Jelaskan dokumen yang hilang dengan benar.
Simpan surat kehilangan karena dokumen tersebut digunakan dalam permohonan penerbitan kembali.
7. Akta yang rusak tidak memerlukan surat kehilangan
Jika kutipan akta masih ada tetapi rusak, persyaratannya berbeda.
Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 menetapkan penerbitan kembali karena rusak dilakukan berdasarkan permohonan dengan melampirkan kutipan akta pencatatan sipil yang rusak.
Karena itu, jangan membuang dokumen lama.
8. Kerusakan dapat berupa kondisi fisik yang mengganggu penggunaan dokumen
Akta dapat perlu diterbitkan kembali apabila kondisinya sudah sulit digunakan.
Contohnya dapat berupa:
- sobek;
- terkena air;
- tulisan tidak terbaca;
- bagian dokumen hilang;
- atau kerusakan lain yang mengganggu informasi dan keutuhan dokumen.
Bawa dokumen yang rusak ketika mengajukan penggantian.
9. Jangan memperbaiki akta dengan mengubah isi dokumen sendiri
Jika akta robek atau informasinya rusak, jangan mengetik ulang atau mengedit dokumen menggunakan aplikasi pengolah gambar.
Jangan pula mengganti sendiri nama, nomor akta, QR, atau elemen lainnya.
Penerbitan kembali dilakukan melalui Dukcapil.
10. Penerbitan kembali dilakukan di tempat domisili penduduk
Salah satu perubahan penting dalam Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 adalah penerbitan kembali kutipan akta pencatatan sipil dilakukan di tempat domisili penduduk.
Artinya, masyarakat tidak selalu harus kembali ke daerah tempat akta lama pertama kali diterbitkan.
Dukcapil akan melakukan proses berdasarkan data pencatatan yang tersedia dalam sistem.
11. Register dan kutipan akta merupakan dua hal berbeda
Register akta merupakan catatan resmi yang berada dalam administrasi pencatatan sipil.
Kutipan akta adalah dokumen yang diterbitkan kepada penduduk berdasarkan register tersebut.
Karena itu, hilangnya lembar akta milik seseorang tidak sama dengan hilangnya register pemerintah.
12. Register yang hilang atau rusak juga memiliki mekanisme penerbitan kembali
Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 juga mengatur penerbitan kembali register akta pencatatan sipil apabila register rusak atau hilang.
Penerbitannya dapat dilakukan berdasarkan kutipan atau fotokopi kutipan akta yang tersedia.
Mekanisme tersebut merupakan urusan administrasi Dukcapil, bukan sesuatu yang harus dibuat ulang sendiri oleh pemilik dokumen.
13. Akta yang berada dalam penguasaan pihak bersengketa juga diatur
Aturan tidak hanya mencakup akta hilang dan rusak.
Kutipan akta pencatatan sipil juga dapat diterbitkan kembali apabila berada dalam penguasaan salah satu pihak yang bersengketa.
Mekanismenya mengikuti ketentuan Dukcapil dan dokumen yang dipersyaratkan untuk keadaan tersebut.
14. Pencatatan kelahiran baru berbeda dengan cetak ulang akta
Ada perbedaan mendasar antara:
pencatatan kelahiran pertama kali, dan
penerbitan kembali kutipan akta yang sudah pernah diterbitkan.
Jika seseorang sudah memiliki pencatatan kelahiran, kehilangan kertasnya tidak menjadikannya sebagai permohonan kelahiran baru.
15. Kelahiran wajib dilaporkan paling lambat 60 hari
Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 menetapkan setiap kelahiran wajib dilaporkan kepada instansi pelaksana setempat paling lambat 60 hari sejak kelahiran.
Berdasarkan laporan tersebut, kelahiran dicatat pada Register Akta Kelahiran dan diterbitkan Kutipan Akta Kelahiran.
16. Terlambat lebih dari 60 hari tidak berarti anak kehilangan hak memperoleh akta
Undang-undang tetap menyediakan mekanisme pencatatan bagi kelahiran yang dilaporkan setelah batas 60 hari.
Pencatatan dan penerbitannya dilakukan setelah mendapatkan keputusan Kepala Instansi Pelaksana setempat sesuai ketentuan.
Jadi keterlambatan bukan alasan untuk tidak mengurus akta sama sekali.
17. Penetapan pengadilan bukan lagi syarat umum untuk kelahiran terlambat lebih dari satu tahun
Aturan lama pernah mengenal proses penetapan pengadilan untuk kondisi tertentu terkait keterlambatan pencatatan kelahiran.
Namun, ketentuan tersebut telah berubah melalui Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013.
Untuk pencatatan terlambat, gunakan ketentuan terbaru Dukcapil dan jangan berpatokan pada panduan internet lama.
18. Persyaratan pencatatan kelahiran WNI sudah diatur secara nasional
Perpres Nomor 96 Tahun 2018 mengatur persyaratan pencatatan kelahiran WNI.
Dokumen dasarnya meliputi:
- surat keterangan kelahiran;
- buku nikah atau kutipan akta perkawinan atau bukti perkawinan lainnya;
- KK; dan
- KTP-el.
Situasi tertentu memiliki mekanisme khusus.
19. Tidak memiliki surat keterangan kelahiran bukan otomatis jalan buntu
Perpres Nomor 96 Tahun 2018 memberikan mekanisme Surat Pernyataan Tanggung Jawab Mutlak atau SPTJM dalam kondisi tertentu.
SPTJM dapat digunakan apabila surat keterangan kelahiran tidak tersedia sesuai persyaratan dan kondisi yang diatur.
Pernyataan tersebut diketahui oleh 2 orang saksi.
20. Ketiadaan dokumen perkawinan juga memiliki mekanisme tertentu
Perpres Nomor 96 Tahun 2018 juga mengatur penggunaan SPTJM dalam kondisi ketika buku nikah, kutipan akta perkawinan, atau bukti perkawinan lainnya tidak tersedia, sepanjang kondisi yang dipersyaratkan terpenuhi.
Dukcapil akan menentukan pencatatan berdasarkan data dan dokumen yang dapat diverifikasi.
21. Jangan membuat dokumen pendukung palsu
SPTJM bukan jalan pintas untuk membuat data yang tidak benar.
Informasi yang disampaikan harus sesuai keadaan sebenarnya.
Data kependudukan dan pencatatan sipil merupakan data resmi sehingga manipulasi dapat menimbulkan konsekuensi hukum.
22. Anak yang tidak diketahui asal-usulnya memiliki mekanisme khusus
Perpres Nomor 96 Tahun 2018 mengatur pencatatan kelahiran bagi anak yang baru lahir atau ditemukan dan tidak diketahui asal-usul atau keberadaan orang tuanya.
Dalam kondisi tertentu digunakan berita acara dari kepolisian.
Ketentuan tersebut berbeda dari pencatatan kelahiran biasa.
23. Periksa apakah nama sudah masuk dalam Kartu Keluarga
Akta kelahiran dan Kartu Keluarga merupakan dokumen yang saling berkaitan dalam administrasi kependudukan.
Setelah pencatatan kelahiran, pastikan data anak juga tercatat dengan benar pada KK.
Periksa NIK, nama, tempat dan tanggal lahir, serta nama orang tua.
24. Kesalahan data tidak diselesaikan hanya dengan mencetak ulang
Jika masalahnya adalah nama, tanggal lahir, atau elemen data yang salah, persoalannya bukan sekadar dokumen hilang atau rusak.
Pemohon harus menempuh mekanisme pembetulan atau perubahan data sesuai penyebab kesalahan dan bukti pendukung.
Jangan meminta salinan baru dengan data lama apabila justru datanya yang bermasalah.
25. Periksa ejaan nama dengan teliti
Satu huruf yang berbeda dapat menimbulkan ketidaksesuaian dengan:
- KK;
- KTP-el;
- ijazah;
- paspor;
- dokumen perkawinan; atau
- dokumen administrasi lainnya.
Jika ditemukan perbedaan, minta Dukcapil memeriksa sumber datanya.
26. Periksa tempat dan tanggal lahir
Tempat dan tanggal lahir merupakan elemen identitas penting.
Jangan mengubahnya sendiri pada file digital.
Jika terdapat kesalahan, proses pembetulan harus didasarkan pada dokumen dan ketentuan yang berlaku.
27. Periksa nama ayah dan ibu
Informasi orang tua pada akta kelahiran berkaitan dengan berbagai dokumen lain.
Jika terdapat ketidaksesuaian nama, tanyakan mekanisme pembetulan kepada Dukcapil.
Jenis bukti yang dibutuhkan dapat berbeda berdasarkan penyebab kesalahan.
28. Akta kelahiran model terbaru dapat dicetak pada kertas putih
Digitalisasi Dukcapil mengubah bentuk fisik berbagai dokumen kependudukan.
Akta kelahiran model terbaru dapat dicetak pada kertas HVS putih ukuran A4 80 gram.
Karena itu, dokumen yang tidak lagi menggunakan kertas khusus berwarna bukan otomatis dokumen palsu.
29. Tidak ada lagi keharusan tanda tangan basah pada dokumen elektronik
Dukcapil menerapkan Tanda Tangan Elektronik atau TTE pada dokumen pencatatan sipil.
Sistem D-SIGN digunakan untuk autentikasi dokumen dan menggantikan tanda tangan manual serta cap pada dokumen yang telah menggunakan sistem elektronik.
Kutipan akta kelahiran termasuk dokumen yang dapat menggunakan TTE.
30. QR menjadi bagian autentikasi dokumen
Akta model digital dapat memiliki kode QR yang terkait dengan autentikasi elektronik.
Jangan mengubah, memotong, atau mengganti QR pada dokumen.
Jika dokumen akan dipublikasikan sebagai contoh, sebaiknya QR disamarkan.
31. Sejak 1 Januari 2026 pemindaian QR diarahkan melalui IKD
Layanan SIAK Integrasi Ditjen Dukcapil menyatakan tautan QR lama tidak lagi berlaku sejak 1 Januari 2026.
Saat ini QR dokumen kependudukan diarahkan untuk dipindai melalui aplikasi Identitas Kependudukan Digital atau IKD.
Jadi, tautan lama yang tidak dapat dibuka melalui peramban bukan bukti otomatis bahwa akta tidak sah.
32. Dokumen lama masih dapat berbeda bentuk dengan dokumen baru
Akta lama dapat menggunakan:
- kertas khusus;
- warna berbeda;
- tanda tangan basah;
- dan cap instansi.
Sementara dokumen baru dapat menggunakan kertas putih serta TTE.
Perbedaan tampilan tidak dengan sendirinya menentukan keabsahan dokumen.
33. Jangan membuang akta lama hanya karena formatnya berbeda
Jika akta lama masih tersedia dan tidak ada masalah pada datanya, jangan memusnahkannya hanya karena tampilannya tidak sama dengan dokumen generasi baru.
Jika diperlukan penerbitan ulang atau pembaruan, konsultasikan lebih dahulu dengan Dukcapil.
34. Berkas akta digital perlu disimpan dengan aman
Jika memperoleh dokumen dalam bentuk PDF, simpan salinan pada tempat yang aman.
Hindari menyimpan satu-satunya file hanya pada satu telepon.
Namun, jangan pula mengunggahnya ke penyimpanan publik yang dapat dibuka siapa saja.
35. Akta kelahiran berisi data pribadi
Dokumen dapat memuat:
- nama;
- tempat dan tanggal lahir;
- identitas orang tua;
- nomor akta; dan
- informasi lainnya.
Karena itu, jangan mengunggah seluruh akta ke media sosial tanpa menyamarkan data.
36. Jangan membagikan QR aktif pada foto ilustrasi
Jika akta digunakan sebagai foto berita, materi promosi, atau contoh pelayanan, samarkan:
- nama;
- nomor dokumen;
- NIK jika tercantum;
- data orang tua;
- alamat jika ada;
- dan QR aktif.
Visual contoh jauh lebih aman daripada menjadikan dokumen seseorang sebagai dekorasi internet.
37. Pengurusan dokumen kependudukan tidak dipungut biaya
Pasal 79A Undang-Undang Nomor 24 Tahun 2013 menegaskan:
pengurusan dan penerbitan Dokumen Kependudukan tidak dipungut biaya.
Ketentuan tersebut mencakup dokumen pencatatan sipil yang diterbitkan melalui layanan Dukcapil.
38. Waspadai pungutan tidak resmi
Jika seseorang meminta uang dengan alasan:
- biaya pencetakan akta;
- biaya blanko;
- jalur cepat;
- atau biaya administrasi tidak resmi,
verifikasi kepada Dukcapil.
Pelayanan resmi dokumen kependudukan pada prinsipnya gratis.
39. Mekanisme pelayanan dapat berbeda antardaerah
Walaupun aturan dasarnya nasional, cara mengajukan permohonan dapat berbeda.
Dukcapil daerah dapat menyediakan:
- loket langsung;
- situs pelayanan;
- aplikasi daerah;
- layanan WhatsApp resmi;
- pelayanan desa atau kelurahan; atau
- kanal pelayanan lainnya.
Gunakan kanal yang dapat diverifikasi sebagai milik pemerintah.
40. Jangan mengirim dokumen kepada nomor WhatsApp sembarangan
Foto akta, KTP, dan KK merupakan data pribadi.
Sebelum mengirim melalui layanan percakapan, pastikan nomor tersebut benar-benar diumumkan oleh Dukcapil atau pemerintah daerah.
Jangan hanya percaya karena nama profilnya menggunakan logo pemerintah.
41. Akta hilang akibat bencana tetap dapat diterbitkan kembali
Kebakaran, banjir, gempa, atau kejadian lain dapat menyebabkan dokumen keluarga hilang sekaligus.
Catatan pencatatan sipil tetap berada pada sistem administrasi pemerintah.
Ikuti mekanisme Dukcapil untuk memperoleh kutipan kembali.
42. Jika akta lama ditemukan kembali setelah diterbitkan pengganti
Gunakan dokumen terbaru yang diterbitkan sesuai data Dukcapil.
Jika ragu mengenai status dokumen lama dan baru, konfirmasikan kepada Dukcapil sebelum menggunakannya untuk urusan penting.
Jangan memakai beberapa versi berbeda apabila datanya tidak sama.
43. Cara singkat mengurus akta kelahiran yang hilang
Jika kutipan akta hilang:
Buat surat keterangan kehilangan dari kepolisian.
Ajukan penerbitan kembali melalui Dukcapil di tempat domisili.
Lengkapi dokumen identitas yang diminta layanan setempat.
Periksa seluruh data setelah kutipan baru diterbitkan.
Jangan membayar pungutan tidak resmi.
44. Cara singkat mengurus akta kelahiran yang rusak
Jika kutipan akta rusak:
Jangan membuang dokumen lama.
Bawa atau lampirkan kutipan akta yang rusak.
Ajukan penerbitan kembali melalui Dukcapil di tempat domisili.
Periksa kesesuaian data pada dokumen pengganti.
45. Bedakan cetak ulang dengan pencatatan pertama
Jika seseorang sudah pernah memiliki akta, gunakan mekanisme penerbitan kembali kutipan akta.
Jika kelahirannya belum pernah dicatat, gunakan mekanisme pencatatan kelahiran dengan persyaratan sesuai kondisi.
Perbedaannya penting karena dokumen dan proses yang digunakan tidak sama.
Kehilangan atau kerusakan akta kelahiran tidak membuat seseorang harus mengulangi seluruh proses pencatatan kelahirannya.
Kuncinya sederhana: akta hilang menggunakan surat keterangan kehilangan dari kepolisian, sedangkan akta rusak menggunakan kutipan akta yang rusak sebagai dasar penerbitan kembali.
Permendagri Nomor 108 Tahun 2019 juga memungkinkan proses penerbitan kembali dilakukan di tempat domisili penduduk, sehingga masyarakat tidak selalu harus kembali ke daerah tempat akta pertama kali diterbitkan.