Kesalahan satu huruf atau angka pada akta kelahiran dapat menimbulkan perbedaan data dengan dokumen lain. Namun, tidak semua perbedaan data harus diselesaikan melalui prosedur perubahan nama.
Dalam administrasi kependudukan terdapat mekanisme pembetulan akta Pencatatan Sipil untuk kesalahan tulis redaksional. Mekanisme ini perlu dibedakan dari perubahan nama yang mempunyai ketentuan tersendiri.
1. Apa yang Dimaksud Kesalahan Tulis Redaksional?
Pembetulan akta Pencatatan Sipil pada dasarnya digunakan untuk memperbaiki kesalahan tulis redaksional.
Kesalahan tersebut dapat berupa kesalahan penulisan huruf dan/atau angka pada akta.
Contohnya, terdapat kesalahan pengetikan nama atau angka pada akta sehingga penulisannya tidak sesuai dengan dokumen autentik yang menjadi dasar pencatatan.
2. Pembetulan Berbeda dengan Mengganti Nama
Pembetulan salah tulis tidak boleh langsung disamakan dengan perubahan nama.
Jika persoalannya merupakan kesalahan tulis redaksional pada akta, tersedia mekanisme pembetulan akta Pencatatan Sipil.
Sebaliknya, perubahan nama penduduk mempunyai prosedur berbeda dan pada prinsipnya didasarkan pada penetapan pengadilan negeri.
Karena itu, jenis permasalahan data perlu dipastikan terlebih dahulu sebelum menentukan prosedur yang harus ditempuh.
3. Dokumen yang Diperlukan untuk Pembetulan Akta
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018, apabila pembetulan diajukan oleh subjek akta, persyaratan pokoknya meliputi:
Dokumen autentik yang menjadi persyaratan pembuatan akta Pencatatan Sipil.
Kutipan akta Pencatatan Sipil yang terdapat kesalahan tulis redaksional.
Dokumen autentik diperlukan sebagai dasar untuk memeriksa data yang seharusnya tercantum pada akta.
4. Di Mana Pembetulan Akta Dilakukan?
Pembetulan akta Pencatatan Sipil dapat dilakukan pada Disdukcapil Kabupaten/Kota, UPT Disdukcapil Kabupaten/Kota, atau Perwakilan Republik Indonesia sesuai domisili.
Untuk pelayanan di dalam negeri, masyarakat dapat mengajukan pembetulan melalui Dukcapil sesuai mekanisme pelayanan yang berlaku.
Pemohon mengisi dan menandatangani formulir pelaporan serta menyerahkan persyaratan yang diperlukan.
5. Apa yang Dilakukan Dukcapil?
Setelah permohonan diterima, petugas melakukan verifikasi dan validasi terhadap formulir serta dokumen yang disampaikan.
Petugas kemudian melakukan perekaman data ke dalam basis data kependudukan sesuai hasil pembetulan.
Pejabat Pencatatan Sipil selanjutnya membuat catatan pinggir pada register akta Pencatatan Sipil dan kutipan akta Pencatatan Sipil atau melakukan mekanisme pembetulan sesuai ketentuan yang berlaku.
6. Pembetulan Juga Dapat Dilakukan Tanpa Permohonan Pemilik Akta
Peraturan juga memungkinkan pembetulan akta Pencatatan Sipil dilakukan tanpa permohonan dari subjek akta.
Kondisi ini antara lain berkaitan dengan ditemukannya kesalahan tulis redaksional oleh petugas sebelum dokumen diserahkan kepada pemohon.
Dengan demikian, kesalahan yang diketahui dalam proses pelayanan tidak harus dibiarkan sampai dokumen telanjur digunakan masyarakat.
7. Jangan Samakan Semua Perbedaan Data dengan Salah Ketik
Bagian ini penting karena perbedaan satu data belum tentu otomatis merupakan kesalahan tulis redaksional.
Jika yang diminta sebenarnya mengubah nama atau unsur data secara substantif, prosedurnya dapat berbeda dan mungkin memerlukan dasar hukum atau dokumen tambahan.
Karena itu, pemohon sebaiknya membawa dokumen sumber yang menunjukkan data sebenarnya agar Dukcapil dapat menentukan jenis pelayanan yang tepat.
8. Bagaimana Jika Kesalahan Juga Muncul di KK atau KTP-el?
Apabila kesalahan pada akta berpengaruh terhadap data pada KK atau KTP-el, pemohon perlu memastikan dokumen kependudukan terkait ikut disesuaikan berdasarkan data yang telah benar.
Tujuannya agar nama, tanggal lahir, dan elemen data lainnya tidak berbeda antara akta Pencatatan Sipil dengan dokumen kependudukan yang digunakan sehari-hari.
Masyarakat juga sebaiknya memeriksa kembali seluruh dokumen setelah proses selesai agar kesalahan yang sama tidak terus terbawa ke dokumen berikutnya.
9. Periksa Persyaratan Teknis Dukcapil Setempat
Ketentuan nasional menjadi dasar pelayanan, tetapi formulir, kanal pengajuan, dan mekanisme teknis dapat menyesuaikan pelayanan Dukcapil masing-masing daerah.
Karena itu, sebelum mengajukan permohonan, periksa kanal resmi Dukcapil kabupaten atau kota untuk mengetahui prosedur pelayanan terbaru.
Yang terpenting, tentukan terlebih dahulu apakah persoalannya benar-benar kesalahan tulis redaksional atau merupakan perubahan data yang bersifat substantif. Perbedaan tersebut menentukan prosedur yang harus ditempuh.