Nama merupakan salah satu unsur penting dalam identitas seseorang. Karena itu, mengganti nama yang telah tercatat dalam dokumen kependudukan bukan sekadar mengetik nama baru pada KTP-el atau Kartu Keluarga.
Perubahan nama merupakan peristiwa penting dalam administrasi kependudukan dan pencatatannya dilakukan berdasarkan ketentuan peraturan perundang-undangan.
1. Ganti Nama Memerlukan Penetapan Pengadilan Negeri
Perubahan nama penduduk dilaksanakan berdasarkan penetapan pengadilan negeri.
Artinya, seseorang yang benar-benar mengganti nama perlu terlebih dahulu memperoleh penetapan pengadilan sebelum perubahan tersebut dicatat dalam administrasi kependudukan.
Setelah penetapan diperoleh, perubahan nama dilaporkan untuk dicatat melalui pelayanan administrasi kependudukan.
2. Syarat Pencatatan Perubahan Nama
Berdasarkan Peraturan Presiden Nomor 96 Tahun 2018, pencatatan perubahan nama penduduk memerlukan:
Salinan penetapan pengadilan negeri.
Kutipan akta Pencatatan Sipil.
Kartu Keluarga (KK).
KTP-el.
Dokumen Perjalanan bagi Orang Asing.
Bagi WNI, empat dokumen pertama merupakan persyaratan yang relevan untuk pencatatan perubahan nama.
3. Setelah Pengadilan, Perubahan Dicatat di Dukcapil
Setelah memperoleh penetapan pengadilan negeri, pemohon mengajukan pencatatan perubahan nama melalui Disdukcapil Kabupaten/Kota atau UPT Disdukcapil Kabupaten/Kota.
Pemohon mengisi dan menandatangani formulir pelaporan serta menyerahkan dokumen persyaratan.
Petugas kemudian melakukan verifikasi dan validasi terhadap formulir serta dokumen yang diajukan.
4. Apa yang Terjadi pada Akta Pencatatan Sipil?
Perubahan nama tidak berarti riwayat identitas sebelumnya dihapus begitu saja.
Setelah proses pencatatan selesai, pejabat Pencatatan Sipil memberikan catatan pinggir pada register akta Pencatatan Sipil dan kutipan akta Pencatatan Sipil.
Kutipan akta yang telah diberikan catatan pinggir kemudian disampaikan kepada pemohon.
Dengan demikian, perubahan nama mempunyai dasar yang dapat ditelusuri dalam administrasi pencatatan sipil.
5. Perubahan Nama Berbeda dengan Salah Tulis
Masyarakat perlu membedakan perubahan nama dengan pembetulan kesalahan tulis redaksional pada akta Pencatatan Sipil.
Perubahan nama merupakan perubahan terhadap nama seseorang dan mensyaratkan penetapan pengadilan negeri.
Sementara itu, pembetulan akta karena kesalahan tulis redaksional mempunyai mekanisme tersendiri dalam administrasi kependudukan.
Karena itu, apabila masalahnya hanya kesalahan pengetikan pada dokumen, jangan langsung menganggap proses yang diperlukan sama dengan mengganti nama.
6. Bagaimana dengan KTP-el dan KK?
Nama merupakan bagian dari data kependudukan. Setelah perubahan nama dicatat sesuai prosedur, data dan dokumen kependudukan yang terkait perlu disesuaikan agar menggunakan identitas yang konsisten.
Karena itu, pemohon perlu memastikan KK dan KTP-el telah diperbarui setelah proses pencatatan perubahan nama selesai.
Konsistensi data penting agar tidak muncul perbedaan nama antara akta Pencatatan Sipil, KK, KTP-el, dan dokumen lain yang digunakan dalam pelayanan publik.
7. Perubahan Nama Perlu Dilaporkan Setelah Penetapan Pengadilan
Undang-Undang Administrasi Kependudukan mengatur perubahan nama berdasarkan penetapan pengadilan negeri tempat pemohon.
Perubahan tersebut kemudian dilaporkan kepada instansi pelaksana yang menerbitkan akta Pencatatan Sipil paling lambat 30 hari sejak salinan penetapan pengadilan negeri diterima oleh penduduk.
Karena itu, setelah memperoleh salinan penetapan, pemohon sebaiknya tidak menunda proses pencatatannya.
8. Periksa Mekanisme Pelayanan Dukcapil Setempat
Persyaratan pokok perubahan nama ditetapkan secara nasional, tetapi mekanisme pengajuan layanan dapat menyesuaikan sistem pelayanan yang tersedia di masing-masing daerah.
Pemohon dapat memeriksa kanal resmi Dukcapil kabupaten atau kota untuk mengetahui formulir, mekanisme pendaftaran, pelayanan daring jika tersedia, serta prosedur teknis lainnya.
Hal terpenting adalah membedakan antara perubahan nama dan pembetulan kesalahan tulis sejak awal. Dengan begitu, pemohon dapat menempuh prosedur yang sesuai dan tidak mengurus penetapan atau dokumen yang sebenarnya tidak diperlukan.