Akta kelahiran termasuk dokumen kependudukan yang digunakan dalam berbagai urusan administrasi. Namun karena tersimpan bertahun-tahun, dokumen ini bisa hilang, sobek, terkena air, pudar, atau mengalami kerusakan lainnya.
Jika hal tersebut terjadi, pemilik akta tidak perlu melakukan pencatatan kelahiran dari awal. Akta yang sebelumnya sudah tercatat dapat diajukan untuk diterbitkan kembali melalui Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil).
1. Akta Kelahiran Hilang Bisa Diterbitkan Kembali
Jika akta kelahiran hilang, pemohon dapat mengajukan penerbitan kembali kepada Disdukcapil.
Dokumen yang umumnya perlu disiapkan antara lain:
Kartu Keluarga (KK)
KTP-el pemilik akta jika sudah wajib KTP
formulir permohonan
surat keterangan kehilangan dari kepolisian
fotokopi akta lama jika masih memilikinya
dokumen pendukung lainnya apabila diminta petugas
Fotokopi atau data akta lama dapat membantu petugas menelusuri nomor register dan data pencatatan yang sebelumnya sudah tersimpan.
2. Jika Akta Rusak, Bawa Dokumen Aslinya
Untuk akta kelahiran yang rusak, prosedurnya berbeda dengan akta yang hilang.
Pemohon umumnya diminta membawa:
akta kelahiran asli yang rusak
Kartu Keluarga
KTP-el pemilik akta
formulir permohonan
dokumen pendukung lain jika diperlukan
Akta yang rusak menjadi bukti bahwa dokumen tersebut sebelumnya sudah diterbitkan sehingga petugas dapat melakukan pengecekan terhadap data yang tersimpan.
3. Tidak Perlu Mencatat Kelahiran dari Awal
Penerbitan kembali akta yang hilang atau rusak berbeda dengan pembuatan akta kelahiran bagi seseorang yang belum pernah tercatat.
Jika akta sebelumnya sudah diterbitkan dan datanya masih tercatat dalam sistem atau register pencatatan sipil, petugas akan memverifikasi data tersebut sebelum menerbitkan kembali dokumennya.
Karena itu, pemohon sebaiknya menyampaikan sejak awal bahwa permohonannya merupakan penerbitan kembali akta yang hilang atau rusak.
4. Jangan Langsung Cetak Ulang Jika Datanya Salah
Sebelum mengajukan penerbitan kembali, periksa data pada KK, KTP-el, ijazah, atau dokumen keluarga lainnya.
Jika masalahnya bukan sekadar dokumen hilang atau rusak tetapi terdapat kesalahan nama, tempat dan tanggal lahir, nama orang tua, atau elemen data lainnya, pemohon perlu menyampaikan hal tersebut kepada petugas.
Perbaikan data memiliki prosedur tersendiri dan dapat membutuhkan dokumen pendukung sesuai jenis perubahan yang diajukan.
Dengan demikian, jangan menggunakan proses cetak ulang untuk mempertahankan data yang sebenarnya sudah diketahui keliru.
5. Dokumen Kependudukan Kini Dapat Dicetak pada Kertas Putih
Dokumen kependudukan yang telah menggunakan tanda tangan elektronik tidak lagi bergantung pada blanko khusus seperti dokumen lama.
Dalam layanan Dukcapil, dokumen seperti akta kelahiran dapat diterbitkan dalam bentuk elektronik dan pada layanan tertentu dapat dicetak menggunakan kertas putih HVS ukuran A4.
Karena itu, tampilan fisik akta yang diterbitkan sekarang dapat berbeda dengan akta lama yang menggunakan kertas khusus.
6. Simpan Salinan Digital Setelah Akta Diterbitkan
Setelah menerima akta kelahiran yang baru, simpan dokumen tersebut dengan baik.
Selain menyimpan versi fisik, warga sebaiknya menyimpan salinan digital di tempat yang aman agar data penting seperti nomor akta dan dokumen pendukung lebih mudah ditemukan apabila suatu saat diperlukan.
Namun, hindari membagikan foto akta kelahiran secara sembarangan melalui media sosial atau layanan publik karena dokumen tersebut berisi data pribadi.
Persyaratan dan mekanisme pelayanan dapat berbeda di setiap daerah. Sebelum mengurus, warga sebaiknya memeriksa informasi terbaru melalui situs, media sosial resmi, atau kanal pelayanan Disdukcapil kabupaten/kota masing-masing.