PALU – Uang hasil penjualan sering terlihat seperti uang milik sendiri yang bebas digunakan. Padahal, sebagian uang tersebut mungkin masih dibutuhkan untuk membeli stok, membayar bahan baku, ongkos transportasi, listrik, kemasan, atau biaya usaha lainnya.
Inilah alasan uang usaha sebaiknya tidak dicampur dengan uang pribadi.
Pemisahan tidak hanya penting bagi usaha besar. Warung kecil, usaha rumahan, pedagang makanan, penjual daring, pekerja jasa, hingga usaha yang baru mempunyai beberapa pelanggan juga dapat menerapkannya sejak awal.
Tujuannya sederhana: mengetahui berapa uang milik usaha, berapa yang boleh digunakan untuk kebutuhan pribadi, dan apakah usaha benar-benar menghasilkan keuntungan.
Berikut langkah sederhana yang dapat dilakukan.
1. Pisahkan tempat menyimpan uang
Langkah pertama tidak harus rumit.
Jika memungkinkan, gunakan rekening bank yang berbeda antara kebutuhan pribadi dan usaha.
Untuk usaha yang masih sangat kecil, pemisahan juga dapat dimulai dengan kotak uang, dompet, rekening digital, atau tempat penyimpanan yang berbeda.
Yang penting, uang hasil usaha tidak langsung bercampur dengan uang belanja rumah tangga.
Misalnya hari ini usaha menerima Rp500.000 dari penjualan. Jangan langsung menganggap seluruh Rp500.000 dapat digunakan untuk kebutuhan pribadi.
Sebagian mungkin merupakan uang yang harus digunakan kembali untuk membeli bahan atau stok.
2. Catat setiap uang yang masuk
Setiap penjualan sebaiknya dicatat, meskipun nilainya kecil.
Misalnya:
Penjualan tunai: Rp150.000
Pesanan melalui WhatsApp: Rp200.000
Pembayaran pelanggan lama: Rp100.000
Total pemasukan usaha hari itu menjadi Rp450.000.
Dengan catatan seperti ini, pemilik tidak perlu mengandalkan ingatan untuk mengetahui berapa pendapatan usaha.
3. Catat setiap pengeluaran usaha
Pengeluaran kecil sering dianggap tidak penting.
Padahal bensin Rp20.000, plastik Rp15.000, ongkos kirim Rp25.000, dan kebutuhan kecil lainnya jika terus terjadi dapat menjadi biaya yang cukup besar.
Catat pengeluaran seperti:
- pembelian bahan baku;
- pembelian stok;
- kemasan;
- transportasi;
- listrik dan internet yang berkaitan dengan usaha;
- biaya pengiriman;
- biaya aplikasi atau marketplace;
- upah tenaga kerja; dan
- pengeluaran lain untuk menjalankan usaha.
Dengan begitu, pemilik dapat mengetahui berapa biaya yang sebenarnya diperlukan untuk menjalankan usaha.
4. Jangan samakan omzet dengan keuntungan
Misalnya penjualan selama satu hari mencapai Rp1.000.000.
Angka tersebut adalah omzet atau nilai penjualan, bukan otomatis keuntungan.
Jika pada hari yang sama atau untuk menghasilkan barang tersebut terdapat biaya Rp750.000, maka selisihnya baru Rp250.000.
Itu pun perlu diperiksa apakah masih ada biaya lain yang belum dihitung.
Kesalahan menganggap omzet sebagai keuntungan dapat membuat pemilik menggunakan terlalu banyak uang untuk kebutuhan pribadi, sementara usaha kemudian kekurangan dana untuk membeli stok berikutnya.
5. Tentukan berapa uang yang boleh diambil untuk kebutuhan pribadi
Pemilik usaha tentu tetap membutuhkan uang untuk kehidupan sehari-hari.
Masalahnya bukan pada mengambil uang dari usaha, tetapi mengambilnya tanpa aturan dan tanpa pencatatan.
Buat jumlah atau pola pengambilan yang jelas.
Misalnya setelah seluruh biaya dihitung, pemilik mengambil bagian tertentu setiap minggu atau setiap bulan untuk kebutuhan pribadi.
Jika mengambil uang di luar jadwal, tetap catat sebagai pengambilan pemilik.
Dengan cara tersebut, uang yang keluar dapat diketahui dan tidak terlihat seolah hilang tanpa penjelasan.
6. Jangan mengambil uang untuk belanja pribadi langsung dari kas usaha
Misalnya uang di kas usaha tersedia Rp700.000.
Kemudian Rp200.000 digunakan membeli kebutuhan rumah tangga tanpa pencatatan.
Beberapa hari kemudian pemilik mungkin melihat uang hanya tersisa Rp500.000 dan mengira usahanya sedang mengalami penurunan.
Padahal sebagian uang telah digunakan untuk kebutuhan pribadi.
Jika memang harus mengambil uang, catat pengambilan tersebut terlebih dahulu.
Kebiasaan sederhana ini membuat kondisi usaha lebih mudah dibaca.
7. Sisakan uang untuk menjalankan usaha berikutnya
Keuntungan tidak selalu harus langsung dihabiskan.
Sebagian dapat disimpan sebagai dana usaha untuk:
- membeli stok;
- mengganti peralatan;
- menghadapi kenaikan harga bahan;
- membayar biaya rutin;
- memperbesar produksi; atau
- menghadapi penjualan yang sedang menurun.
Usaha yang terlihat menghasilkan keuntungan dapat kesulitan berjalan jika seluruh uangnya selalu diambil oleh pemilik.
8. Buat pencatatan sesederhana mungkin
Pencatatan tidak harus langsung menggunakan sistem akuntansi yang rumit.
Untuk tahap awal, cukup buat catatan:
Tanggal
Keterangan
Uang masuk
Uang keluar
Saldo
Contohnya:
22 September
Penjualan makanan
Masuk Rp300.000
22 September
Beli bahan
Keluar Rp120.000
22 September
Beli kemasan
Keluar Rp30.000
Saldo dari transaksi tersebut menjadi Rp150.000.
Catatan sederhana seperti ini sudah jauh lebih baik daripada tidak mencatat sama sekali.
9. Periksa keuangan secara rutin
Jangan menunggu sampai uang habis untuk memeriksa kondisi usaha.
Luangkan waktu setiap minggu atau setiap akhir bulan untuk melihat:
- total penjualan;
- total biaya;
- utang dan piutang;
- jumlah stok;
- uang yang diambil pemilik; dan
- jumlah uang yang masih tersedia.
Dari sini pemilik dapat mulai melihat apakah penjualan bertambah, biaya terlalu tinggi, atau terlalu banyak uang usaha yang digunakan untuk kebutuhan pribadi.
10. Gunakan aplikasi jika pencatatan mulai bertambah
Ketika transaksi semakin banyak, pencatatan manual mungkin mulai sulit dikelola.
Bank Indonesia menyediakan Sistem Informasi Aplikasi Pencatatan Informasi Keuangan atau SI APIK untuk membantu UMKM melakukan pencatatan transaksi dan menyusun laporan keuangan.
Namun menggunakan aplikasi bukan tujuan utama.
Aplikasi hanya alat. Yang lebih penting adalah disiplin mencatat transaksi secara benar dan rutin.
Buku tulis yang digunakan secara konsisten lebih bermanfaat daripada aplikasi keuangan yang dipasang tetapi tidak pernah diisi.
11. Pemisahan keuangan juga membantu melihat perkembangan usaha
Ketika uang usaha tercatat dengan baik, pemilik lebih mudah mengetahui apakah bisnis sedang berkembang.
Misalnya tiga bulan lalu keuntungan rata-rata Rp1 juta per bulan, kemudian meningkat menjadi Rp1,5 juta.
Perubahan tersebut dapat terlihat jika transaksi dicatat.
Tanpa pencatatan, perkembangan usaha hanya dinilai berdasarkan perasaan, banyaknya pelanggan, atau jumlah uang yang sedang berada di tangan.
12. Catatan keuangan dapat membantu ketika membutuhkan pembiayaan
Usaha yang memiliki riwayat transaksi dan laporan keuangan lebih mudah menunjukkan kondisi bisnisnya dibandingkan usaha yang tidak memiliki catatan sama sekali.
Bank Indonesia menyebut pencatatan keuangan dapat membantu UMKM mengetahui performa usaha sekaligus mendukung akses ke lembaga keuangan.
OJK juga telah menerbitkan aturan mengenai kemudahan akses pembiayaan bagi UMKM melalui bank dan lembaga keuangan nonbank.
Namun akses pembiayaan tetap mengikuti penilaian, persyaratan, dan prinsip kehati-hatian masing-masing lembaga keuangan.
Karena itu, memiliki catatan keuangan bukan jaminan kredit pasti disetujui, tetapi dapat membantu pemilik memiliki informasi usaha yang lebih jelas ketika mengajukan pembiayaan.
Memisahkan uang usaha dan pribadi pada akhirnya bukan soal membuat administrasi menjadi rumit.
Justru tujuannya agar pemilik dapat menjawab pertanyaan paling dasar dalam menjalankan usaha:
Berapa penjualan bulan ini?
Berapa biaya yang dikeluarkan?
Berapa uang yang diambil untuk kebutuhan pribadi?
Berapa modal yang masih tersedia?
Dan yang paling penting, berapa keuntungan sebenarnya?
Jika semua uang dicampur dalam satu tempat tanpa catatan, pertanyaan sederhana tersebut bisa menjadi sulit dijawab.
Mulailah dari cara paling mudah. Pisahkan tempat menyimpan uang, catat pemasukan dan pengeluaran, tentukan pengambilan untuk kebutuhan pribadi, lalu periksa hasilnya secara rutin.
Usaha tidak harus menunggu besar untuk memiliki keuangan yang tertib. Justru kebiasaan tersebut lebih mudah dibangun ketika usaha masih kecil.